Onboarding Personnes Morales : comment l’optimiser ?

Entrer ou entretenir une relation avec un nouveau client personne morale vous oblige à respecter certaines procédures liées à son identification. Pour limiter les risques tels que la fraude, le blanchiment d’argent ou encore le financement d’activités terroristes, les 4e et 5e directives du dispositif LCB-FT et la loi Sapin 2 ont renforcé les vérifications à effectuer avant d’entrer en relation d’affaire avec une personne morale. Vous devez lui demander des justificatifs afin de contrôler la cohérence des données liées à son activité. Il vous incombe également de rechercher, entre autres, les noms de ses représentants physiques sur diverses listes. Cette procédure peut être longue si elle est effectuée manuellement, mettant potentiellement à mal l’expérience client. Cependant, des solutions d’automatisation existent pour optimiser cette tâche rébarbative et gagner en productivité. Découvrez dans cet article comment optimiser l’onboarding d’un dossier personne morale.

Quelles obligations à l’onboarding d’une personne morale ?

Pour vérifier l’identité d’une personne morale, les réglementations en vigueur imposent de demander à ses représentants de justifier plusieurs éléments. Sa dénomination, sa forme juridique, son numéro d’immatriculation ainsi que l’adresse de son siège social sont attendus. Ces informations doivent être transmises à travers l’original ou la copie de tout extrait de registre officiel datant de moins de 3 mois ou encore du Journal officiel.

Ces documents doivent également permettre d’identifier toutes les personnes physiques en lien avec la personne morale. Cela inclut les associés, dirigeants sociaux et bénéficiaires effectifs. Des contrôles supplémentaires doivent être effectués pour lutter contre ce type d’agissement. Le secteur financier est particulièrement exposé aux risques de blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme. Les établissements bancaires sont tenus de vérifier la présence de ces personnes morales sur les listes de sanctions internationales.

Ces contrôles ne se limitent pas au début de la relation d’affaires. Suivant le risque client évalué à l’entrée en relation, les campagnes de remédiation KYC imposent d’opérer périodiquement des contrôles sur la personne morale. En effet, les contrôles doivent être renouvelées de manière régulière. L’apparition de nouveaux risques tout au long du contrat qui lie les deux parties doit être prévenu. C’est ce que les banques nomment la remédiation KYC (Know Your Customer). Ce processus interne implique de mettre les données clients existantes à jour afin de s’assurer de leur conformité. Les entreprises ont deux choix. Soit elles peuvent demander à la personne morale de fournir tous les justificatifs à jour. Sinon elles contrôlent de nouveau tous les justificatifs de leur stock et récupérer les pièces qui ne sont pas à jour ou conformes auprès de bases de données officielles.

Comment VIALINK vous aide à automatiser les contrôles des personnes morales ?

Grâce à notre solution d’automatisation de processus VIALINK KYC, vous pouvez contrôler et analyser en temps réel la validité de vos dossiers clients personnes morales. Les bénéfices sont multiples. Vous gagnez du temps, vous limitez les risques et vous concentrez vos efforts sur des actions à forte valeur ajoutée. L’expérience client est ainsi grandement améliorée grâce à la rapidité des opérations.

• La récupération des documents officiels de l’entreprise

Lors d’une demande de prêt, d’ouverture de compte ou demande de financement, les clients doivent passer par une tâche fastidieuse : réunir les justificatifs demandés à propos de la personne morale pour envoyer son dossier. Pour s’assurer de la qualité des documents, proposez à vos clients de récupérer vous-même les documents officiels nécessaires. Un vrai avantage compétitif à mettre en avant, qui permettra d’améliorer la qualité du dossier tout en accélérant sa complétude.

• Le contrôle des justificatifs d’identité

Ensuite vient l’identification de votre client. L’intelligence artificielle vous permet de passer le relais pour toutes les tâches liées à la vérification des nombreuses pièces fournies par vos clients. Il peut s’agir du Kbis de l’entreprise et de la carte nationale d’identité de ses dirigeants par exemple. Au total, VIALINK KYC est en capacité de gérer plus de 300 points de contrôle standards. Ces derniers peuvent également être définis par votre activité professionnelle de manière automatisée et temps réel.

• La vérification de la cohérence des documents fournis

Une fois les documents de vos clients contrôlés, passez à la vérification automatique de la cohérence des informations qu’ils contiennent avec celles des bases de données externes, comme Infogreffe par exemple. Cette opération permet de confronter les données et de détecter rapidement les différences pouvant être le signe d’une fraude. En seulement quelques secondes, la véracité, la conformité et la complétude du dossier sont validées. 

Les informations de la personne morale qui ont été extraites et récupérées des documents ainsi que des bases externes peuvent être utilisées pour remplir de longs formulaires.

• L’interrogation de listes de sanctions internationales

Enfin, une dernière vérification concernant une personne morale s’impose afin d’éviter les risques. La solution VIALINK KYC permet d’interroger automatiquement et en temps réel les listes de sanctions internationales (UE, OFAC, ONU, registre de gel des avoirs). Si votre client apparaît sur l’une d’entre elles, une alerte est immédiatement transmise.

À partir de cette suite d’analyses, les agents peuvent prendre, en un temps record, les décisions qui s’imposent concernant les demandes de leurs clients.

• Projet de remédiation KYC

Lors des projets de remédiation KYC, les établissements financiers contrôlent les dossiers et les profils des clients personnes morales identifiées.

La solution VIALINK KYC est en mesure de découper et classer une liasse PDF dans un premier temps. Elle permet ensuite de contrôler et envoyer les pièces justificatives unitaires au système d’information de l’établissement. Lorsque des documents sont manquants, VIALINK KYC les achète auprès de bases de données qualifiées. Cette action améliore la qualité du dossier.

C’est un gain de temps et productivité assuré pour les équipes opérationnelles chargées de ces projets.
Les différentes étapes nécessaires au traitement du dossier de la personne morale sont réalisées automatiquement et en moins de 10 secondes par notre solution digitale. La machine se charge en quasi temps réel d’un travail humain supérieur à 30 minutes.

Pour répondre au besoin de traçabilité des contrôles effectués, VIALINK enregistre une piste d’audit détaillée en cas de contrôle des autorités de régulation, de litiges ou de soupçons à déclarer aux organismes dédiés.

Contrôler manuellement toutes les données fournies par votre clientèle, c’est possible et ça le sera toujours. Mais à quel prix ? 

Gagnez en temps et en productivité, tout en réduisant les risques grâce à une solution automatique et temps réel. De nombreuses entreprises utilisent déjà l’intelligence artificielle pour les accompagner sur ce type de tâche chronophage. On peut par exemple citer la BRED Banque Populaire qui a pu détecter 3 à 4 % de tentatives d’ouvertures de compte frauduleuses en seulement quelques mois. 

À vous de prendre le train en marche !