Entrer ou entretenir une relation avec un nouveau client personne morale vous oblige à respecter certaines procédures liées à son identification. Pour limiter les risques tels que la fraude, le blanchiment d’argent ou encore le financement d’activités terroristes, les 4e et 5e directives du dispositif LCB-FT et la loi Sapin 2 ont renforcé les vérifications à effectuer avant d’entrer en relation d’affaire avec une personne morale. Vous devez lui demander des justificatifs afin de contrôler la cohérence des données liées à son activité. Il vous incombe également de rechercher, entre autres, les noms de ses représentants physiques sur diverses listes. Cette procédure peut être longue si elle est effectuée manuellement, mettant potentiellement à mal l’expérience client. Cependant, des solutions d’automatisation existent pour optimiser cette tâche rébarbative et gagner en productivité. Découvrez dans cet article comment optimiser l’onboarding d’un dossier personne morale.
Quelles obligations à l’onboarding d’une personne morale ?
Pour vérifier l’identité d’une personne morale, les réglementations en vigueur imposent de demander à ses représentants de justifier plusieurs éléments. Sa dénomination, sa forme juridique, son numéro d’immatriculation ainsi que l’adresse de son siège social sont attendus. Ces informations doivent être transmises à travers l’original ou la copie de tout extrait de registre officiel datant de moins de 3 mois ou encore du Journal officiel.
Ces documents doivent également permettre d’identifier toutes les personnes physiques en lien avec la personne morale. Cela inclut les associés, dirigeants sociaux et bénéficiaires effectifs. Des contrôles supplémentaires doivent être effectués pour lutter contre ce type d’agissement. Le secteur financier est particulièrement exposé aux risques de blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme. Les établissements bancaires sont tenus de vérifier la présence de ces personnes morales sur les listes de sanctions internationales.
Ces contrôles ne se limitent pas au début de la relation d’affaires. Suivant le risque client évalué à l’entrée en relation, les campagnes de remédiation KYC imposent d’opérer périodiquement des contrôles sur la personne morale. En effet, les contrôles doivent être renouvelées de manière régulière. L’apparition de nouveaux risques tout au long du contrat qui lie les deux parties doit être prévenu. C’est ce que les banques nomment la remédiation KYC (Know Your Customer). Ce processus interne implique de mettre les données clients existantes à jour afin de s’assurer de leur conformité. Les entreprises ont deux choix. Soit elles peuvent demander à la personne morale de fournir tous les justificatifs à jour. Sinon elles contrôlent de nouveau tous les justificatifs de leur stock et récupérer les pièces qui ne sont pas à jour ou conformes auprès de bases de données officielles.