Intérim : pourquoi et comment digitaliser votre processus d’inscription des intérimaires?

Intérim

L’intérim est un marché en forte expansion  ! Comme tous les secteurs d’activité, les agences d’intérim sont soumises à une injonction de digitaliser leurs processus pour rester compétitives sur le marché et minimiser les risques de fraudes documentaires.

En jeu : une sécurité accrue, une performance opérationnelle optimisée et de meilleures expériences collaborateurs et intérimaires. 

Comment digitaliser son processus d’inscription des intérimaires ? Quels avantages pour les agences d’intérim et les intérimaires ? 

Le parcours intérimaire : vers une nécessité de digitaliser 

Parcours d’inscription intérimaire : quels enjeux ? 

Les enjeux à digitaliser les parcours intérimaires sont multiples et complexes pour optimiser et sécuriser ces parcours. 

Tour d’horizon des principaux enjeux du secteur de l’intérim :

 

Enjeu 1 : Lutter contre l’usurpation d’identité et la fraude documentaire 

Parmi les enjeux principaux des agences d’intérim, la lutte contre l’usurpation d’identité et la fraude documentaire. En effet, depuis quelques années, les agences d’intérim se voient exposées à des candidats intérimaires qui transmettent des pièces d’identité qui ne leur appartiennent pas ou falsifient des pièces justificatives 

Cela engage directement la responsabilité de l’agence et plus particulièrement du directeur ou de la directrice d’agence qui s’expose à des sanctions financières voire pénales. 

Enjeu 2 : Être en conformité en matière de vigilance de travail dissimulé 

En tant que donneur d’ordre, les agences d’intérim sont soumises à des obligations légales. Pour ce faire, elles doivent donc récupérer et contrôler une attestation de vigilance, une attestation de régularité fiscale, un extrait d’inscription de l’entreprise ainsi que la liste nominative des salariés étrangers.

En cas de manquement, les donneurs d’ordre s’exposent à des sanctions pénales (jusqu’à 3 ans d’emprisonnement) et civiles (des amendes de 45 K€ pour une personne physique et 225 K€ pour une personne morale) ! 

Enjeu 3 : Assurer la protection des données personnelles 

Avec le digital, les cyberattaques sont devenues particulièrement élaborées et redoutables. Des agences d’intérim en ont fait les frais il a quelques années, avec le vol de données bancaires de collaborateurs et intérimaires. Des conséquences désastreuses pour ces entreprises en termes d’image de marque et de fiabilité. 

Il est donc indispensable de respecter le règlement RGPD, mais aussi de se prémunir contre les risques cyber en s’équipant pour protéger votre entreprise ainsi que vos intérimaires !

Enjeu 4 : Réduire le time to market et la perte de candidats 

La réalisation manuelle du recueil des informations du candidat intérimaire et leurs contrôles, augmentent mécaniquement les délais. Cela implique donc de nombreux allers retours pour disposer d’un dossier complet.

En matière d’expérience candidat intérimaire, cela peut engendrer des abandons lors de l’inscription, avoir un impact sur l’image de l’entreprise et impliquer une perte de candidats ! 

Cela a également un impact sur les délais de placement des intérimaires en mission. Outre le ralentissement de l’activité, cela impacte le chiffre d’affaires de l’entreprise.

Enjeu 5 : Limiter les freins à la productivité des équipes 

Les processus manuels peuvent être fastidieux et chronophages. Les collaborateurs doivent relancer les candidats et effectuer les contrôles pour s’assurer d’être en conformité avec les obligations légales en matière de droit social.

Cela nécessite donc d’absorber des flux importants mais également d’effectuer des contrôles sans effectuer d’erreurs. 

Ces tâches chronophages et parfois complexes influencent négativement l’expérience collaborateur mais également leur productivité. Avec un outil digital, les recruteurs peuvent allouer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’agence et les intérimaires. 

Ainsi, réaliser la validation administrative du candidat intérimaire manuellement représente de nombreuses contraintes pour les collaborateurs ainsi que les intérimaires. Cela peut également impacter la productivité globale, l’image de marque et exposer l’agence d’intérim à des risques conséquents comme la perte de candidats intérimaires au profit d’agences concurrentes ! 

Il apparaît donc indispensable pour les agences d’intérim de prendre le virage du digital pour performer et sécuriser leurs parcours en agence et en ligne !

Digitaliser le parcours intérimaire : quels outils ?

Comment digitaliser son parcours intérimaire ? 

Il existe aujourd’hui des outils de contrôle documentaire digitaux afin de vérifier les dossiers et l’ identité, il s’agit d’un processus appelé  KYE – Know Your Employee. 

Pour ce faire, un outil de KYE Digital ou contrôle documentaire digital, va opérer en 4 étapes : 

Etape 1 : Collecte du dossier

Grâce à son IA, l’outil va identifier l’ensemble des pièces justificatives afin de s’assurer de la complétude du dossier. Une alerte est transmise au candidat intérimaire en cas de pièces manquantes ou obsolètes. 

Cet outil permet de limiter les allers-retours entre l’agence et le candidat mais également de disposer d’un dossier complet en seulement quelques minutes.

Étape 2 : Contrôle de la pièce d’identité et des documents en moins de 5 minutes 

Une fois l’ensemble des pièces transmises, l’IA contrôle les différents éléments en apposant des points de contrôles unitaires et croisés afin de s’assurer de la conformité des documents et de  l’identité de l’intérimaire.

Chez VIALINK, nous pouvons apposer jusqu’à 500 points de contrôles et analysons différents types de documents d’identité (pièce d’identité, passeport, titre de séjour…) 

Il est également possible d’opter pour différentes solutions de vérification d’identité à distance en fonction du niveau de sécurité souhaité (Capture automatisée de la pièce d’identité, facematching et liveness detection, identité numérique..)

De plus, notre solution permet de contrôler les attestations de domicile ou encore les compétences de l’intérimaire tels que le contrôle des permis et des cartes grises. 

Etape 3 : interrogation de bases externes 

En fonction du niveau de risques du parcours, l’IA peut interroger des bases de données externes pour vérifier que les personnes ne sont pas sur des listes de sanctions par exemple ou que les documents d’identité transmis n’ont pas été déclarés perdus ou volés. 

Etape 4 : indice de confiance et rapport de contrôle 

Une fois l’ensemble de ces étapes effectuées, l’outil va délivrer un indice de confiance pour faciliter la prise de décision de vos collaborateurs. Un rapport de contrôle est également transmis et stocké en conformité avec le RGPD, pour attester que les contrôles ont bien été effectués ! 

Etape 5 : signature du contrat 

Si vous souhaitez opter pour un parcours 100 % digital, il est également possible d’ajouter la signature électronique au parcours. Dès que le dossier a été validé et avant de placer l’intérimaire en mission, il est possible de lui transmettre digitalement son contrat pour signature. 

Quels bénéfices à s’équiper d’un outil de contrôle documentaire digital? 

Pour les agences d’intérim, s’équiper d’un outil de contrôle documentaire digital représente de nombreux avantages. 

  1. Améliorer l’expérience candidat intérimaire : en optant pour une solution digitale, vous proposez une expérience fluide et optimisée. Cela impacte positivement votre image de marque et favorise la fidélisation de vos intérimaires !
  2. Augmenter la performance opérationnelle et améliorer l’expérience collaborateur : digitaliser une partie du processus, permet un véritable gain de temps pour l’ensemble des parties prenantes. Les intérimaires voient leurs dossiers traités plus rapidement et vos collaborateurs peuvent allouer leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée et ainsi traiter davantage de dossiers candidats !
  3. Garantir la sécurité et la fiabilité : grâce à un outil de contrôle documentaire digital, vous minimisez les risques de fraude, les fuites de données et d’erreurs humaines !

VIALINK

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