Dématérialisation de factures : comment garantir l’identification de l’émetteur ?

Dématérialisation de factures

Sous l’impulsion du gouvernement français, une réforme de dématérialisation des factures est en cours. Ainsi, en 2026, l’ensemble des entreprises françaises devront dématérialiser leur process de facturation. 

La digitalisation du processus d’émissions et réception des factures représentent de nombreux bénéfices pour les entreprises. Cela implique également d’anticiper sa mise en œuvre au mieux afin d’être en conformité.

Découvrez dans notre article, ce que comprend la réforme de dématérialisation des factures. Comment les entreprises peuvent se préparer à sa mise en vigueur et digitaliser leurs processus d’émissions de facture ?

Réforme de la facturation électronique : quels impacts sur les entreprises ?

Pour commencer, une facture électronique correspond à une facture générée, envoyée puis conservée de manière dématérialisée. Elle doit comporter un certain nombre de données pour être conformes et recevables. 

Ainsi de nouvelles données de facturation (en plus de celles déjà existantes et légales ) devront être apposés sur ces factures électroniques telles que : 

  • les numéro d’identification au registre national des entreprises de l’assujetti et du client 
  • l’adresse de livraison des biens (en cas de différence avec l’adresse du client)
  • le type d’opérations facturées à savoir :  livraisons de biens, prestations de services, ou les 2
  • la mention « option pour le paiement de la taxe d’après les débits », lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits au lieu de la TVA sur les encaissements

 

Pour être considérées comme étant valables, elles doivent permettre d’authentifier l’origine de la facture (l’émetteur), l’intégrité du contenu (il doit être inaltérable) et la lisibilité de la facture.

Zoom sur la réforme

La réforme de la facturation électronique s’intègre dans le projet de loi de finance de 2024. La digitalisation de la facture électronique est déjà en vigueur pour les entreprises qui collaborent avec l’État français, les collectivités territoriales ou encore les établissements publics. 

Désormais le gouvernement souhaite généraliser ce procédé à l’ensemble des entreprises du territoire français. Plus concrètement, cela concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA et commerçant au sein du territoire français.

Cette réforme consiste à dématérialiser l’ensemble des factures émises dans le cadre de l’achat ou la vente de produits ou services. Ce projet encadre l’émission, la transmission, la réception ainsi que la facturation et le paiement des factures.

A quel horizon les entreprises vont devoir dématérialiser la facture électronique ?

Le projet de loi se déroulera en 2 temps durant l’année 2026. Dans un premier temps, en septembre 2026, l’obligation s’appliquera aux grandes entreprises ainsi qu’aux ETI; puis en septembre 2027, aux petites et moyennes entreprises ainsi qu’aux micro entreprises.

Toutefois, le calendrier pourrait évoluer en fonction de la faisabilité et la difficulté de déploiement pour les structures. 

Quels risques en cas de manquement ?

En cas de manquement de la part des entreprises relatifs à la digitalisation de la facturation ainsi qu’à la transmission des factures électroniques, ces dernières encourent les sanctions suivantes :

  • Versement de 15€/facture en cas de non émission de facture sous format électronique (amende plafonnée à 15 000€ par an)

  • 250€ en cas de non respect à l’obligation de e-reporting (pour les factures émises auprès de prestataires ou clients non soumis à la réforme) – (amende plafonnée à 15 000€ par an)

Le face matching et la signature électronique au service de la conformité de la facturation électronique 

Comme vu précédemment, l’entreprise doit prouver que la facture électronique est recevable et conforme. La facture électronique doit permettre  d’authentifier l’origine de la facture et l’intégrité du contenu.

Il existe 2 méthodes, recommandées par le gouvernement français,  pour garantir l’authenticité et l’intégrité du contenu : la signature électronique qualifiée et le cachet serveur qualifié.

Méthode 1 : la signature électronique qualifiée 

La signature électronique qualifiée est le niveau de sécurité le plus élevé de la signature électronique. On considère qu’elle équivaut à une signature manuscrite.

Ce niveau de signature est réglementé par le règlement eIDAS qui définit les prérequis pour garantir sa conformité  : 

  1. La signature électronique doit être liée au signataire de manière univoque;
  2. La signature électronique doit permettre d’identifier le signataire;
  3. La signature électronique doit avoir été créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif; 
  4. La signature électronique doit être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Outre l’authentification du ou des signataires , ce niveau de signature permet de disposer d’un certificat qualifié garantissant l’authenticité de la signature ! 

C’est ce certificat qualifié qui comprend l’ensemble des garanties exigées par le gouvernement : authentification de l’émetteur / du signataire, non altération du contenu du document notamment. 

Ce niveau de signature ne peut être réalisé qu’à travers une prestataire dit tiers de confiance européen et certifié par l’ANSSI

Méthode 2 : le cachet serveur qualifié 

Le cachet serveur qualifié équivaut à un tampon d’entreprise. Il permet de signer électroniquement des volumes conséquents de documents. Tout comme la signature électronique, il est soumis au règlement eIDAS. Toutefois, contrairement à la signature électronique, destinée aux personnes physiques, il engage une personne morale. 

Il permet de sécuriser les transactions et donc les factures électroniques d’une entreprise. 

Il fonctionne comme la signature électronique avancée, c’est-à-dire qu’il permet d’attester et garantir l’identité de l’émetteur de la facture. 

A savoir que pour un cachet serveur ne peut être créé que par une entreprise dite tiers de confiance et comprend un certain nombre de données permettant de délivrer un certificat d’authenticité. 

En tant que tiers de confiance européen, VIALINK dispose d’une brique technologique de signature électronique et cachets serveurs. En outre, elle est en capacité de stocker et archiver de manière sécurisée l’ensemble des transactions et certificats pour garantir l’authenticité des opérations de votre entreprise en cas de contrôle !

VIALINK

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